Cesta k financím
Nutnou součástí žádosti o financování projektu ze strukturálních fondů je Projektový záměr. Tento dokument je základním kamenem celé projektové přípravy. Definuje záměry zadavatele v projektu a dává zadavateli možnost jednoduchého náhledu na celý projekt. Obsahuje základní informace o projektu, zejména:
- zdůvodnění potřeby projektu
- cíl projektu
- popis projektu
- převažující místo realizace, popis území
- cílová skupina projektu
- přínos projektu pro cílovou skupinu
- doporučení partneři projektu - podrobný popis, specifikace rolí v projektu
- rizika projektu
- rámcový rozpočet projektu
Zpracování Projektového záměru je vždy prvním krokem. Velmi častým dotazem, který naši konzultanti dostávají, je jaký průběh má podání projektu. Základní kostra spolupráce je uvedena v následujících fázích:
- Fáze strategická
V první fázi spolupráce dochází k identifikaci potenciálních projektů, které by zadavatel chtěl financovat ze zdrojů strukturálních fondů Evropské unie. Dodavatel v této fázi poskytuje služby při možnosti identifikace vhodných programů a opatření. Společně se hledá vhodný obsah a rozsah projektu tak, aby byl co nejvíce akceptovatelný pro hodnotitele projektu. Pokud je nalezen vhodný zdroj financování a je vysoká pravděpodobnost získání finančních prostředků, tedy vhodnosti projektu, pak obě strany uzavírají smlouvu o dílo na dodání projektové dokumentace a projektové žádosti.
Tato fáze, přestože je časově náročná (cca 1 – 2 měsíce), je dodavatelem poskytována ZDARMA.
- Fáze přípravná
Po uzavření smlouvy mezi dodavatelem a zadavatelem dochází k přípravě jednotlivých dokumentů. Dodavatel připravuje projektovou dokumentaci a projektovou žádost v průměrné délce 4 měsíců. V případě investičních a stavebních projektů je projekt připravován až 8 měsíců. Z těchto termínů je možné posoudit, s jakou péčí dodavatel spolupracuje se zadavatelem a že jedinečnost projektu je pro zadavatele zaručena. Termín předání projektové dokumentace, který je nutný pro stihnutí termínu dané výzvy na podání projektu ze strany Řídícího orgánu, je smluvně garantován. Zadavatel si v tomto případě musí uvědomit, že je možné dodavatelem termín splnit v případě, že zadavatel poskytuje dostatečnou součinnost, která je definována na společných jednáních a také v rámci smlouvy. Standardní postup předání a převzetí projektové dokumentace a žádosti projektu je formou písemného protokol. Místem předání je sídlo zadavatele. Tato fáze končí podáním projektové žádosti k příslušnému Řídícímu orgánu.
- Fáze schvalovací
V rámci této fáze je nezávislými orgány posuzována projektová žádost a to po stránce formální a věcné. Výstupem této fáze je oficiální informace ze strany Řídícího orgánu o formální akceptaci projektu a podpoře či nepodpoře projektu formou přidělení finančních prostředků. Řídící orgán je oprávněn rozpočty v projektové dokumentaci revidovat a případně krátit. Na základě těchto informací dodavatel upravuje projektovou dokumentaci a zasílá za spolupráce se zadavatelem na Řídící orgán.
- Fáze realizační
Realizační fáze je stejně důležitá jako všechny výše uvedené fáze. Je náročná zejména na administrativní a projektové řízení projektu a vykazování skutečností vůči Řídícímu orgánu. V rámci této fáze poskytuje dodavatel služby hrazené již z rozpočtu projektu (tedy externích zdrojů) a odpovídá za správnost vedení projektu. To je totiž zárukou nevratnosti finančních prostředků, které byly v rámci projektu zadavateli schváleny.
Tato fáze končí pro dodavatele ve chvíli, kdy jsou naplněny cíle stanovené v projektové žádosti a dokumentaci.